Vertrouwen komt te voet en gaat te paard…

We zitten voor de derde keer tegenover elkaar. De secretaresse die graag effectiever en in vertrouwen wilde samenwerken met haar manager. Na alle technische tips en trucs rondom plannen en organiseren, spraken we over effectief communiceren. 

In de eerste sessie gaf ze namelijk aan dat dat beter zou kunnen. Maar hoe. Soms miste de manager info over (afgehandelde) zaken en soms gaf ze aan info te krijgen die overbodig was in haar beleving. Bovendien vroeg de secretaresse aan de manager vrij regelmatig wat zij wilde. Dat leek de manager niet fijn te vinden. Was zij niet in control? 
Het ontlokte de manager de uitspraak “Vertrouwen komt te voet en gaat te paard. Oftewel: als jij niet de juiste dingen met mij deelt, vraag ik mij af hoe het ergens mee staat en ga ik twijfelen. Mijn vertrouwen in de juiste afhandeling daalt daarmee. En als ik eenmaal minder vertrouwen heb in iets, komt dat niet zo makkelijk meer terug.“

De secretaresse vond het lastig om in een call die vaak maar kort is, de juiste dingen te delen, zonder al te veel tijd te claimen. En keuzes maken namens haar manager vond ze lastig. 

Wederzijds vertrouwen
Eén van mijn tips om het wederzijds vertrouwen weer op te bouwen, was het bijhouden van een e-mail journal. 
Omdat online samenwerken nu eenmaal met zich meebrengt dat je niet even binnen loopt om iets te melden, maakt ze nu iedere dag een overzicht van de highlights in de verwerkte e-mail, post, agenda en taken van haar eigen werk en dat van haar manager. Gerangschikt naar belangrijkheid en onderwerp. En ze legt onderbouwde keuzes aan haar voor ter goedkeuring in plaats van de vraag “wat wil je hiermee”.

Ik vraag haar wat het hen na 2 weken heeft gebracht. Zij schetst als resultaat: 
“De manager kon snel overzien wat er speelde, hoe het was opgepakt of afgerond en welke vragen zij moest beantwoorden om mij de volgende ochtend alles te kunnen laten afhandelen. De manager vond dit prettig.”

Meer in control
De secretaresse vertelt vervolgens: “ik handel nu sneller zaken op de juiste wijze af en dat geeft rust in mijn hoofd. 
Die rust geeft mij zelfvertrouwen. En mijn manager anticipeert daar weer op. Ze heeft minder de behoefte om zaken te checken. En vertrouwt er meer op dat ik in control ben.” Ze glimlacht en voegt er aan toe: “van een vrijblijvendheid (je meldt iets mondeling als er tijd voor is) zijn we overgestapt op een proces (iedere werkdag een concreet overzicht waar we staan).“

Over een maand evalueren
We spreken af om over een maand te evalueren. Vol vertrouwen in de voortgang van deze samenwerking tussen manager en secretaresse zie ik hier naar uit. Ik hoor “ #rust” en “ #incontrol” en zie een secretaresse tegenover me met hernieuwd #zelfvertrouwen. Wat heb ik als Zakelijk Organizer een leuk beroep!


Benieuwd hoe ik je hierbij kan helpen? Kijk dan eens bij mijn Top Executive training.

Vertrouwen komt te voet en gaat te paard.

Comments are closed.