Deadlines niet meer missen (tip 3)

Voorbereid zijn op spoed verzoeken. Tijd hebben om het verschil te maken. Hoe dan?

De afgelopen 2 dagen poste ik een tweetal tips om meer overzicht te verkrijgen in je werkdag.
Allereerst de beginselen van hoe je ruimte in je agenda creëert.
Vervolgens hoe je keuzes maakt in je werkaanbod en zo de juiste dingen gaat doen.

Dan zijn we nu bij de vraag hoe je geen deadlines meer mist en je persoonlijke doelen bereikt. De basis van een goede werkdag, is namelijk dat je proactief omgaat met alles wat op je af komt.

Wat bedoel ik daarmee?
Of dat nu vergaderingen zijn die je iedere week hebt. Of een klus aan het eind van iedere maand. Een vraagstuk wat ineens door je leidinggevende bij jou wordt neergelegd. Of die klant die zijn deadline ineens een week naar voren haalt.
Al die grotere en kleinere taken samen, zorgen ervoor dat je je agenda en dagindeling regelmatig moet aanpassen. Dat lukt vaak niet meer.
Hier komt proactief om de hoek kijken. Jij gaat je daar voortaan op voorbereiden. En er ruimte voor inplannen.

Hoe dan?
Allereerst kijk je terug in je agenda. En ga je na hoe je in de afgelopen weken de regelmatig terugkerende vergaderingen hebt beleefd. Kom je er achter dat je meer aandacht moet besteden aan de agenda en stukken? Plan dan in de komende weken 1 dag tevoren leestijd in. Zodat je zeker weet dat je alles ook echt kan lezen en je goed voor de dag komt in het overleg.
Blijkt dat je voor die maandelijkse klus vaak moet wachten op input van anderen en krijg je die meestal op het nippertje? Zorg ervoor dat je voor de volgende maanden eerder hiermee aan de slag gaat. Noteer in je agenda ruim voor de betreffende opleverdatum wie je moet benaderen en houd rekening met laat aanleveren van anderen. Is men inderdaad (te) laat, dan heb jij alsnog voldoende tijd om je eigen klus af te maken.
Plan blokken in je agenda, minstens 1 per dag, om spoedverzoeken te kunnen oppakken. Je kunt schuiven met dat moment en andere afspraken er omheen verplaatsen. Maar je hebt wel ruimte als dat nodig is.

Zoals je ziet, pak je in alle gevallen zelf de regie. Proactief in plaats van reactief.
Omdat jij alles wat reeds bekend is in je agenda, aanvult met voorbereidend werk, is de tijd die nog open staat in je agenda ook echt beschikbaar. Tijd voor je persoonlijke doelen.

Tot zover mijn tips, hoe je meer overzicht krijgt in je agenda. En daarmee een prettige werkdag creëert. Geloof me; jij gaat ook achterover hangen in de pauze in plaats van gejaagd achter deadlines aan te jagen.

Wil je vaker tips lezen? #letsconnect

Copyright illustratie: The Organizing Pro 4u
Illustratie gemaakt door @huibrecht lagerwerf

#proactief
#plannen
#overzicht
#relax
#jijmaakthetverschil

Comments are closed.