Emailadres of mobiel nummer kwijt? Met deze tip bespaar je tijd!

Ken je dat? Dat je een relatie wil bellen of e-mailen en dan op zoek moet naar de contactgegevens?

Dat je – tijdens het bellen – gegevens hebt genoteerd op een papiertje en dat nu net niet kan vinden?

Hoe eenvoudig kan het zijn om dit te voorkomen.

Iedere keer dat een nieuwe relatie jou belt: sla na afloop van het gesprek het nummer op via ‘recent gebeld’. Type de (voor)naam van de beller en het bedrijf in en opslaan. Klaar.
Meer is vaak niet nodig. Spreek je de persoon nogmaals of krijg je een offerte, dan kun je meer info er bij zetten indien nodig. Tot zo ver de bellers.

En dan de e-mailers. Ja ook die van de offertes. Na ontvangst van een e-mail kun je direct via kopiëren en plakken de ondertekening van de afzender in je adresboek van outlook zetten. De contacten dus.

Maak een nieuw contact aan. Type de (voor)naam van de contactpersoon en de naam van het bedrijf en plak de ondertekening uit de e-mail of offerte (met alle bedrijfsgegevens) in 1x naar het vak “notities”. Opslaan en klaar.
Heb je meer tijd? Vul dan e-mail en telefoonnummer aan in de betreffende vakjes. Dit alles kost 2 minuten.

Overigens is die originele ondertekening (vaak met logo) super interessant.
Je weet wanneer men bereikbaar is, extra telefoonnummers of wie waarneemt. Ook een kantoorlocatie en website staat er vaak bij. Heel handig om te hebben dus!

Nu denk jij “poeh poeh. Lekker simpele tip zeg. En het kost nog steeds tijd. Die ik er niet voor heb.”
Ja dat klopt. Het kost nog steeds tijd. En we maken niet graag tijd voor het toevoegen van contactgegevens. Maar vergeefs zoeken in je inbox kost meer tijd… En ik help je tijd besparen. Want…

Routine helpt jou.
Door je er vanaf nu direct toe te zetten als je de gegevens letterlijk voor ogen hebt, werkt het efficient en je bouwt snel een actueel bestand op van contactgegevens.

Sinds ik dit consequent bij alle nieuwe contactmomenten doe, is het een routine geworden. Routines worden snel een automatisme. Daardoor gaat het steeds makkelijker. Dus kost het minder tijd. Tenslotte hoef ik minder te zoeken. En bespaar ik tijd. Simpel dus, maar effectief. Win-win!

Wie heeft dit naar het volgende niveau getild en verder geautomatiseerd? En vooral: hoe? Ik ben benieuwd!

#tijd
#efficient
#tipsandtricks
#organiseren

Copyright illustratie The Organizing Pro 4u ; made by Huibrecht Lagerwerf

Comments are closed.