Terug naar een geordende mailbox na vakantie zonder stress in 5 stappen

1. Begin met datgene waar je misschien niet direct aan denkt: kijk naar de dagindeling in je agenda en bekijk hoeveel tijd je hebt voordat je eerste bijeenkomst start. Kijk bovendien welke stukken je nodig hebt tijdens die bijeenkomsten gedurende de dag en zoek die als eerste op en zet ze in je digitale dagmap OF schuif de betreffende informatie naar je Outlookagenda in een zelf gemaakte afspraak op dezelfde tijd. Nu weet je dat je rustig(er) verder naar je mailbox kunt kijken.

2. Sorteer je inbox op alfabet. Nu zie je alle e-mail van dezelfde afzenders bij elkaar staan. Verwijder reclame en niet belangrijke nieuwsbrieven, notificaties van events etcetera (door te scannen pik je die er snel uit). In deze stap haal ik ook alle reacties op vergaderverzoeken er uit.

3. Zoek naar een overdracht van je waarnemend collega en berichten van je leidinggevende. Lees die eerst, reageer er kort op en sorteer ze na lezing in de mappen ‘actie’ of ‘afwachten’ of gooi ze weg als dat kan. Zet je inbox terug naar sorteren op datum binnenkomst.

4. Maak /vind een paar momenten in je agenda om je e-mail verder af te handelen.
Ga in een dergelijk blok lezen van oud naar nieuw. Korte acties doe je direct. Langere acties plan je in en je laat de afzender weten wanneer je het oppakt.

5. Schrik niet van wat er nog ongelezen in staat. Maak een afwezigheidsbericht en zet daar in dat je na terugkomst van vakantie aan het bijlezen bent en een reactie iets langer kan duren. Vraag of men je wil bellen als men van jou iets met spoed nodig heeft. Nu weet iedereen waar men aan toe is.

Geniet van die eerste koffie na vakantie en ga met een gerust gevoel je eerste bijeenkomst in.

#persoonlijkeontwikkeling
#timemanagement
#effectiviteit
#plannen
#keuzes

Comments are closed.