Author's Posts

In 2 snelle stappen heb je snel weer overzicht. Terwijl je weer weet wat er ookalweer allemaal op stond

Nee geen automatisch tooltje. Dat klinkt leuk, maar dan weet je nog steeds niet wat je allemaal verzameld hebt in de afgelopen weken (of maanden?)

Bekijk de eerste documenten en maak op basis van waar je ze zou moeten opslaan op je SharePoint of drive een aantal submappen op je bureaublad.

Voorbeeld: ik had een aantal facturen, een paar foto’s, een update van mijn cv en een aantal downloads van interessante artikelen. Dus heb ik de volgende submapjes aangemaakt: foto’s, artikelen, privé en facturen. En tenslotte diversen.

Vervolgens heb ik alle documenten vanaf mijn bureaublad daar in geschoven.

Nu heb ik weer een overzichtelijk bureaublad èn mijn te archiveren documenten voorgesorteerd.

Regelmatig maak ik ook een actualiteitenmapje aan. Bijvoorbeeld als ik aan een bepaald project werk. Zo vind ik supersnel terug wat ik daar geparkeerd heb.

Tijdens een geplande opruimsessie open ik zo’n submap, ontdubbel en delete ik wat niet meer bewaard hoeft te worden en het restant sla ik alsnog op via mijn SharePoint of drive.

De gemaakte submappen laat ik soms staan. Soms maak ik er bij. Andere keren gooi ik ze na legen weg.

Hoe vol staat jouw bureaublad?

#opruimen
#overzicht
#proactiefplannen
#effectiviteit

Read more

Te veel afspraken. Of eigenlijk… te weinig tijd? 🤔

Voor te veel is meestal het advies “ga opruimen, weggooien en keuzes maken”.
Bij te weinig is het iets ingewikkelder.

Toch helpt het om het te veel en te weinig in balans te brengen.

Bedenk je eerst hoe jouw werkdag er volgens jou beter uit zou zien. Kijk daarna naar de komende werkweek. Wat valt je op?

Hoeveel tijd stop je in iedere afspraak? Is dat reëel?
Draagt het bij aan je bedrijfsresultaat of doelstellingen?
Hoe vaak heb je herhalende afspraken en kan dat minder vaak?
Kun je een keer taken overdragen aan je compagnon of collega?

Moet je veel reizen? Kun je dat logischer combineren?

En heb je voldoende momenten om te kunnen focussen op datgene wat jij moet opleveren?

Het zou zo maar kunnen zijn dat je ECHT te veel afspraken hebt. Door hier weloverwogen naar te kijken, keuzes te maken en het te bespreken met collega’s of je leidinggevende maak je het inzichtelijk. En kun je samen oplossingen zoeken. Dat alleen al kan verhelderend werken. En gaat jou lucht geven.

Ook dit is proactief met je werk bezig zijn.
Heb jij je agenda van de komende weken al eens goed bekeken?

Met dank aan Stephanie Osunwokeh – van Buitenen voor de inspirerende kaart voor ondernemers op bijgaande afbeelding

#proactiefplannen
#overzicht
#agenda
#keuzes

Read more

Ik lees ergens anders dat het de internationale pindakaas-dag is. Direct denk ik aan team pindakaas van Ernst Jan van Niedek 😊

Dit moedigt mij aan om te blijven herhalen. Ben jij al overgestapt op practief plannen? Vooruitkijken in je agenda, keuzes maken en effectiever werken?

Ook hier werkt de kracht van herhaling. Hoe vaker je iets toepast, hoe beter je het gaat beheersen. Uiteindelijk wordt het routine en doe je het automatisch.

Automatisch proactief werken èn hierdoor tijd over houden.

#teamproactief 😉
#plannen
#overzicht
#tijdbesparen

Read more

Voorbereid zijn op spoed verzoeken. Tijd hebben om het verschil te maken. Hoe dan?

De afgelopen 2 dagen poste ik een tweetal tips om meer overzicht te verkrijgen in je werkdag.
Allereerst de beginselen van hoe je ruimte in je agenda creëert.
Vervolgens hoe je keuzes maakt in je werkaanbod en zo de juiste dingen gaat doen.

Dan zijn we nu bij de vraag hoe je geen deadlines meer mist en je persoonlijke doelen bereikt. De basis van een goede werkdag, is namelijk dat je proactief omgaat met alles wat op je af komt.

Wat bedoel ik daarmee?
Of dat nu vergaderingen zijn die je iedere week hebt. Of een klus aan het eind van iedere maand. Een vraagstuk wat ineens door je leidinggevende bij jou wordt neergelegd. Of die klant die zijn deadline ineens een week naar voren haalt.
Al die grotere en kleinere taken samen, zorgen ervoor dat je je agenda en dagindeling regelmatig moet aanpassen. Dat lukt vaak niet meer.
Hier komt proactief om de hoek kijken. Jij gaat je daar voortaan op voorbereiden. En er ruimte voor inplannen.

Hoe dan?
Allereerst kijk je terug in je agenda. En ga je na hoe je in de afgelopen weken de regelmatig terugkerende vergaderingen hebt beleefd. Kom je er achter dat je meer aandacht moet besteden aan de agenda en stukken? Plan dan in de komende weken 1 dag tevoren leestijd in. Zodat je zeker weet dat je alles ook echt kan lezen en je goed voor de dag komt in het overleg.
Blijkt dat je voor die maandelijkse klus vaak moet wachten op input van anderen en krijg je die meestal op het nippertje? Zorg ervoor dat je voor de volgende maanden eerder hiermee aan de slag gaat. Noteer in je agenda ruim voor de betreffende opleverdatum wie je moet benaderen en houd rekening met laat aanleveren van anderen. Is men inderdaad (te) laat, dan heb jij alsnog voldoende tijd om je eigen klus af te maken.
Plan blokken in je agenda, minstens 1 per dag, om spoedverzoeken te kunnen oppakken. Je kunt schuiven met dat moment en andere afspraken er omheen verplaatsen. Maar je hebt wel ruimte als dat nodig is.

Zoals je ziet, pak je in alle gevallen zelf de regie. Proactief in plaats van reactief.
Omdat jij alles wat reeds bekend is in je agenda, aanvult met voorbereidend werk, is de tijd die nog open staat in je agenda ook echt beschikbaar. Tijd voor je persoonlijke doelen.

Tot zover mijn tips, hoe je meer overzicht krijgt in je agenda. En daarmee een prettige werkdag creëert. Geloof me; jij gaat ook achterover hangen in de pauze in plaats van gejaagd achter deadlines aan te jagen.

Wil je vaker tips lezen? #letsconnect

Copyright illustratie: The Organizing Pro 4u
Illustratie gemaakt door @huibrecht lagerwerf

#proactief
#plannen
#overzicht
#relax
#jijmaakthetverschil

Read more

Maar zo veel opties voor je agenda; en zo weinig tijd.

Vandaag tip 2 voor het verkrijgen van overzicht in je agenda.

Gisteren vertelde ik hoe je de eerste stap kan zetten naar overzicht en controle. Je maakte ruimte voor alles wat jou energie geeft.

Nu komt het moeilijke deel. Die ruimte moet ergens vandaan komen. Al die vergaderingen waar je naartoe moet. Van anderen. Maar ook van jezelf, want weigeren is toch geen optie? Hoe ga je om met al die verzoeken en verplichtingen?
Simpel. Door het maken van de juiste keuzes.

Dit kun je met al je vergader-uitnodigingen doen. Keuzes maken op basis van de volgende vragen:
– is het belangrijk voor mijn functie of carrière (of is het verplicht); dan moet je wel
– wat is mijn rol in dit overleg: moet ik iets doen of is het leuk dat ik er bij ben? Bij het laatste: afwijzen en een alternatief bieden als men daar om vraagt.
– vraag of het korter kan of op andere wijze (niet fysiek maar online of dat je iemand uit jouw team afvaardigt; dit kun je om en om voor elkaar doen)

De ruimte die je op deze manier vrij speelt, kun je inzetten voor andere opties in je agenda. Zodat je de juiste dingen doet om resultaten te boeken.
Hoe je dat doet? Door proactief te plannen. Hierover morgen meer, in tip 3!

Wil je mijn tips de komende dagen niet missen? #letsconnect!

#ruimte
#overzicht
#impact
#youngprofessionals
#plannen

Read more

Je wil ook groeien. Je ontwikkelen. En leuke dingen doen. Zo veel opties en zo weinig tijd… Hoe plan je dat en hoe krijg je alles op tijd af?

Vandaag tip 1
In het begin van je carrière pak je al die leuke opdrachten zonder nadenken aan en ga je aan de slag.
Soms moet je een avond door werken, want je bent al te laat met iets inleveren.
En waar had je dat document opgeslagen? Oh ja. Je moet alles nog voorbereiden voor dat webinar. Dat doe je zondag dan wel. En voor je het weet maak je hele lange dagen. Sla je sporten en leuke dingen over. En mis je alsnog deadlines.

Om nog maar te zwijgen over verstoorders als je mailbox. En telefoon. Kunnen ze daar niet mee stoppen? Hoewel. Als je vraagt om minder te e-mailen, gaan ze whatsappen of – nog erger – bellen. Daar heb je toch geen tijd voor?

Je kent de principes van timemanagement. Maar waar te beginnen?

Doe dan gewoon eens één eerste stap en kijk wat het je oplevert.
Waar word jij blij van? Je rondje hardlopen in de ochtend? Plan het dan in, dus in je werkagenda. Ga je om 07.00 uur? Noteer een blok tot zo laat als je nodig hebt en zorg dat je niet te krap je eerstvolgende taak of afspraak daarna er in zet. Is het de voetbaltraining op donderdagmiddag? Plan het in je agenda.
Doe ook zo met andere voor jou belangrijke energiegevers . Maak het zichtbaar voor jezelf, zeker een paar keer per week.
Maak ook ruimte voor lunchpauzes. Dus zet ze ook echt in je agenda.

Probeer er dan de komende week zo min mogelijk te laten verwijderen of doorkruisen door anderen. Schuif ermee als je een overleg “van bovenaf” in je agenda krijgt. Denk aan wat voldoende breaks jou opleveren. Energie. Energie leidt tot beter presteren en meer impact!
Tot zover stap 1.

Heb je te weinig tijd voor alle agendaverzoeken en verplichtingen?
Morgen deel ik het vervolg: tip 2!

Niks missen?# Letsconnect

#youngprofessional
#impact
#ontwikkelen
#plannen
#keuzes

Read more

Of kwam je er achter via social media? En wat heeft de dag jou (ongepland) gebracht?

Ieder jaar weer denk ik er aan te ontkomen. De speciale dagen. Dag van de kapper, secretaressendag, dag van de arbeid. Je kunt er een agenda mee vullen. Maar ik doe het niet. En ik laat me er zeker niet door beïnvloeden.

Dus heb ik die hele blauwe maandag al het positieve benadrukt en het negatieve genegeerd. Het resultaat? De dag werd steeds leuker en ik kon de minder leuke dingen beter een plek geven. Ik sloot de dag af met een goed gevoel.

Vandaag is voor mij dan ook Happy Tuesday. Morgen wordt het Happy Wednesday.

Laten we Happy Days inplannen met z’n allen. Deze hele week. En wat positiviteit verspreiden.

#happydays
#positiviteit
#plannen
#letsconnect

Read more

Ken je dat? Dat je een relatie wil bellen of e-mailen en dan op zoek moet naar de contactgegevens?

Dat je – tijdens het bellen – gegevens hebt genoteerd op een papiertje en dat nu net niet kan vinden?

Hoe eenvoudig kan het zijn om dit te voorkomen.

Iedere keer dat een nieuwe relatie jou belt: sla na afloop van het gesprek het nummer op via ‘recent gebeld’. Type de (voor)naam van de beller en het bedrijf in en opslaan. Klaar.
Meer is vaak niet nodig. Spreek je de persoon nogmaals of krijg je een offerte, dan kun je meer info er bij zetten indien nodig. Tot zo ver de bellers.

En dan de e-mailers. Ja ook die van de offertes. Na ontvangst van een e-mail kun je direct via kopiëren en plakken de ondertekening van de afzender in je adresboek van outlook zetten. De contacten dus.

Maak een nieuw contact aan. Type de (voor)naam van de contactpersoon en de naam van het bedrijf en plak de ondertekening uit de e-mail of offerte (met alle bedrijfsgegevens) in 1x naar het vak “notities”. Opslaan en klaar.
Heb je meer tijd? Vul dan e-mail en telefoonnummer aan in de betreffende vakjes. Dit alles kost 2 minuten.

Overigens is die originele ondertekening (vaak met logo) super interessant.
Je weet wanneer men bereikbaar is, extra telefoonnummers of wie waarneemt. Ook een kantoorlocatie en website staat er vaak bij. Heel handig om te hebben dus!

Nu denk jij “poeh poeh. Lekker simpele tip zeg. En het kost nog steeds tijd. Die ik er niet voor heb.”
Ja dat klopt. Het kost nog steeds tijd. En we maken niet graag tijd voor het toevoegen van contactgegevens. Maar vergeefs zoeken in je inbox kost meer tijd… En ik help je tijd besparen. Want…

Routine helpt jou.
Door je er vanaf nu direct toe te zetten als je de gegevens letterlijk voor ogen hebt, werkt het efficient en je bouwt snel een actueel bestand op van contactgegevens.

Sinds ik dit consequent bij alle nieuwe contactmomenten doe, is het een routine geworden. Routines worden snel een automatisme. Daardoor gaat het steeds makkelijker. Dus kost het minder tijd. Tenslotte hoef ik minder te zoeken. En bespaar ik tijd. Simpel dus, maar effectief. Win-win!

Wie heeft dit naar het volgende niveau getild en verder geautomatiseerd? En vooral: hoe? Ik ben benieuwd!

#tijd
#efficient
#tipsandtricks
#organiseren

Copyright illustratie The Organizing Pro 4u ; made by Huibrecht Lagerwerf

Read more

Focus. We zijn er naar op zoek. Want focus betekent geconcentreerde aandacht. En dat levert #resultaten. Het zorgt voor impact. En geeft een goed gevoel na afloop.

Maar hoe zorg je er voor dat je je niet laat afleiden? Dat als je eenmaal in een focus zit, je er ook zo lang mogelijk van kunt profiteren?

Vandaag had ik er een leuk gesprek over. Wat is de ultieme manier om een goede focus te bereiken en behouden vroegen we ons af.

Samen kwamen we tot de volgende #tips:

– maak een #plan van wat je wil bereiken en in hoeveel tijd; zonder duidelijk plan dwaal je namelijk al snel af; zonde van je tijd
– creëer de juiste #mindset door je werkplek op te ruimen
– omring je met dingen die van je werkplek een plezierige omgeving maken (een bloemetje in het zicht, frisse lucht en goed licht, een prettige temperatuur)
– zorg dat je alles wat je nodig denkt te hebben direct beschikbaar hebt
– als je je eigen werkplek hebt: zet een muziekje op dat je in de juiste stemming brengt
– deel je je werkplek met anderen? zet muziek op via een koptelefoon
– stel een wekker/alarm in op je mobiel of laptop, zodat je na 55 minuten even pauze neemt en de benen kunt strekken
– zet mobiele devices op stil, eventueel met een tijdelijk out-of-office bericht
– wissel je focusmomenten af met #pauzes en plan ze niet direct aansluitend aan bijvoorbeeld een intensieve bijeenkomst
– plan je focus moment vooral in op het moment van de dag waarop je op je best bent (hoe is je bioritme?)
– is het een vervelende klus? Stel jezelf dan een ‘beloning’ in het vooruitzicht, zoals een uur lezen in dat interessante boek waar je nooit tijd voor maakt
– werk aan één klus / opdracht per focusmoment (nee, multitasken werkt niet)
– blijkt na een kwartier dat focussen toch niet lukt? Doe gerust iets anders: schrijf alvast een post of maak een begin van een verslag; genoeg andere dingen op je takenlijst!

Wat is jouw ultieme focustip?

#tipvandeorganizingpro4u

Read more

“Mijn motor gaat extra snorren van korte deadlines”. Echt?
Ik noem het slecht plannen en dan proberen het een positieve draai te geven…

We kennen het allemaal wel. Iets laten liggen totdat je er als de wiedeweerga iets aan moet doen; anders ben je te laat.
Of dat er onverwacht zo veel extra op je af komt, dat je een tandje bij moet zetten om alles alsnog op tijd af te ronden.
Het voelt dan lekker als je in de flow zit en het een na het ander alsnog afrondt. Met een heerlijke zucht sluit je tevreden alles af en je hebt ‘t ‘m toch maar weer geflikt.

Waar ik minder over hoor, is dat er andere dingen zijn blijven liggen. Je hoopt dat het nu rustiger is en dat je de tijd hebt om het in te halen. Waar begin je aan? Hoe verdeel je je werk?

Als je niet oppast, zit je in hetzelfde schuitje. En mag je je motor weer extra laten snorren. Klinkt goed en op z’n tijd ook lekker hoor, maar in de basis kan dat beter.

Hoe dan?
Kijk kritisch naar je agenda. En naar wat er de komende weken op stapel staat. Waar moet je wat leveren? Plan dan voor jezelf momenten in waarop je aan die opdrachten kan werken. In behapbare brokken en langzaam toewerkend naar de deadline. En houd ruimte vrij in je agenda voor pauze en focus momenten.

Informatie nodig van anderen om je eigen werk te kunnen doen? Plan tijdig een moment in om hierover de betrokkene te bellen en laat diegene ruim de tijd om zelf te leveren. Als jij tijdig iets vraagt, zadel je die ander niet met een spoedje op.

Nu je alles met een deadline zo indeelt, kun je schuiven met de pauze en focus blokken als er een spoedklus tussendoor komt. Want die zijn er altijd. En zo’n focus blok is ervoor gemaakt om zo’n extra klus te kunnen doen.

Vergeet alsjeblieft niet om dagelijks naar je planning te kijken. En wanneer je van anderen iets verwacht. Zo kun je tijdig bijsturen. En toewerken naar een resultaat wat je niet met brullende motor hoeft te doen, maar in een lekker tempo.

Bjjkomend voordeel: je bent in control. Je weet waar je ruimte hebt en waar je nog aan moet werken. Of dat je “vol” zit en nee moet zeggen en alternatieven moet aanbieden. Dit geeft rust.

En rust in je hoofd en je lichaam heb je nodig. Die korte deadlines zijn leuk voor af en toe. Als het moet. Maar proactief je planning oppakken geeft je weer plezier in je werk. Zonder achter de feiten aan te hoeven rennen.

Dat plezier straal je uit. Collega’s merken dat je steeds vaker ruim op tijd dingen vraagt en levert. En dat maakt dat ook zij minder last minute acties hebben. Je geeft hiermee het goede voorbeeld. En ze zullen je er extra om waarderen.

En komt dan die super spoedklus binnen? Dan mag je die motor even voluit aanzetten en je energie er in gooien. Dan mag je presteren. Maar je zult merken hoe fijn het is dat de rest van je werk onder controle is.

Ben jij in control?

#proactiefplannen
#rust
#overzicht

Read more