Multitasken werkt niet!
Net lees ik het weer in een vacature. En in cv’s vermeldt men vaak dat men het goed kan. Nou sorry maar #multitasken werkt dus niet! 

Er zijn diverse wetenschappelijke onderzoeken naar verricht en de uitkomst is steeds hetzelfde: we denken dat we van alles tegelijk doen, maar dat is dus niet zo!
Prof. Paul Kirschner, hoogleraar onderwijspsychologie aan de Open Universiteit en Thomas More Hogeschool in België vertelt in een interview met RTL Nieuws in 2018 verhelderend over zijn onderzoek naar multitasken: “Als mensen het hebben over multitasken, dan spreken ze eigenlijk over ‘task switching’: van de ene taak naar de andere taak schakelen. Dát is namelijk wat we doen als we e-mailen en bellen tegelijk. Of als we appen en live kletsen op hetzelfde moment. Dat schakelen kán heel snel gaan. Kirschner: “We kunnen het niet tegelijkertijd doen, maar we kunnen wél van de ene naar de andere taak switchen.”

Focussen is wat je wil!
Switchen klinkt eerkbaar, maar hoe voorkom je dat het chaos in je agenda en onrust in je hoofd geeft, omdat je steeds van het ene onderwerp naar het andere schakelt?
Dat voorkom je door minder te switchen en te gaan #focussen. Oftewel #singletasken
Door grotere klussen in te plannen in je agenda zet je de eerste belangrijke stap. 

Weg met verleidingen 
Vervolgens wil je je tijdens die klus niet laten verleiden tot het doen van iets anders. Focussen is tenslotte het ultieme doel. 
Eén van de beste tips om te leren focussen op wat je doet: zet zo veel mogelijk notificaties uit. Dus die berichtjes op je scherm dat er nieuwe mail is of die geluidjes als iemand reageert op een chat. 

Hierdoor ga je rustiger en dus #effectiever werken. Probeer het maar eens!

Klinkt simpel hè, maar je moet er nog wel iets meer voor doen. Namelijk niet alleen afwachten op wat er – door anderen – in je agenda rolt, maar zelf nadenken over hoe je de rest er omheen invult. Want notificaties negeren betekent dat je voor die andere – tijdelijk genegeerde taken – ook momenten in je agenda moet plannen. Zo creëer je voor iedere opdracht of activiteit een focusmoment. 

Focussen op jezelf? #Cadeautje voor jou!
Denk jij: goed verhaal, hier wil ik meer van weten! Dan heb je nu geluk. Want…
Zaterdag 27 november gaat wegens aangescherpte corona-maatregelen mijn #workshop aan de universiteit van Leiden niet door. Ik heb daardoor ruimte voor 4 online focus-gesprekken met belangstellenden uit mijn netwerk. Vrijblijvend. Via Teams of Zoom. Een half uur tot 45 minuten per persoon (mocht ik weer te enthousiast worden, want #netwerken is leuk😊)
Na een korte kennismaking deel jij jouw 2 brandende vragen over effectiever werken en krijg je van mij tips hoe dit op te pakken. 
Dus…. Interesse? #letsconnect en stuur mij een berichtje of ga naar mijn contactpagina.

Benieuwd naar de bron van deze post?

https://www.rtlnieuws.nl/magazine/artikel/3867901/waarom-we-niet-kunnen-multitasken-nee-ook-jij-niet

Read more

Hulp vragen. Doe jij het?

Het is zo vermakelijk als je peuters aan tafel hoort roepen “ikke doen!” Spaghetti in het haar; soep tegen de muur. Maar een lol van jewelste en als het bord leeg is: voldoening. Zowel bij de ouders als het kind.  
Werkt het ook zo als we groter zijn?
Nee, niet die spaghetti overal, maar dat je alles zelf wil doen. Zelf uitvinden. Geen hulp willen vragen…

Ook ik stel vragen stellen soms uit. 
Sinds oktober ben ik werkzaam bij een ander bedrijf in een andere branche. En alhoewel ik geen moeite heb met op mensen af te stappen, denk ik heel goed na of ik wel of niet hulp nodig heb. Pas als ik er echt niet uit kom, stel ik die hulpvraag. 

Blij als ik weer verder kan. 
Nadat ik uitleg heb gekregen, kan ik verder. En vaak efficiënter en effectiever. Je leert hiermee ook je “hulptroepen” beter kennen. Daar word je weer blij van. Net als het lege bord spaghetti bij de peuter. 

Waarom vragen we dan zo weinig?
Jongeren vragen bijna niets is mij opgevallen. Ze willen alles zelf ontdekken. Eventueel binnen een groep bekenden of een team, maar vragen stellen aan een collega, senior of mentor is voor hen erg moeilijk. 
Apart. Want ze zoeken wel op Google en YouTube naar informatie.
Dus waarom vragen ze het niet aan een collega? Zijn we niet toegankelijk genoeg?

Doe eens wat anders
Beste leidinggevende(n) en collega’s van jonge professionals: draai het eens om: vraag aan zo’n jongere of je hem of haar ergens mee kan helpen. Of plan eens spontaan een gezamenlijk “college” in over een relevant onderwerp. Je ontdekt samen vanzelf waar er vraagstukken onbeantwoord zijn. En krijgt een frisse blik op bekende thema’s terug waar je zelf misschien niet aan gedacht had. Hoe leuk is dat dan?

Hulp vragen en hulp bieden is leerzaam, leuker dan je denkt en het helpt je samen verder. 

Zijn er nog vragen? 😉

Hulp vragen leer je door the organizing pro.
Read more

Vooruitkijken of terugblikken? Wat doe jij? En hoe doe je dat eigenlijk?

“Hoe vaak zit jij op LinkedIn eigenlijk?”
Tamelijk verrast denk ik even na en zeg “een half uur per dag”. Het was een inschatting. Vervolgens constateer ik dat alle korte tussendoor-acties hier op dit medium in ieder geval ervoor zorgt dat ik gezien word. Mission accomplished. 

Routine
Toch kost het me geen moeite om tijd vrij te maken hiervoor. Tijdens de koffie, reclame op tv (blèh…) of als ik tijdens het koken wacht op iets. Sterker nog: inmiddels gaat het vanzelf. Het is een routine geworden. 

Dit kun je toepassen bij andere dingen die je wil of moet doen
Een voorbeeld. Kijk aan het begin van de dag naar je programma en “to do”-app en tuur ook even naar de rest van je werkweek. Zo heb je een beeld van wat je te wachten staat. Dat geeft overzicht. En rust. 

Aan het einde van de dag doe je dat nog een keer. Heb je gedaan wat je hoopte? Moet je iets bijstellen de komende dagen?

Na een paar weken doe je dit automatisch. En word je er steeds handiger in. Nu kun je een routine toevoegen. 
Wat denk je van clean desk aan het eind van de werkdag? 

Lees je graag meer tips voor rust en overzicht in je werk? Neem dan contact met mij op.

Vooruitkijken of terugblikken. Neem contact met me op voor overzicht en regelmaat.

 #letsconnect 

#routine
#overzicht
#rust
#letsconnect

Read more

Keuzes maken. Alles doen wat je wil en moet… Is het lef hebben of slim zijn? Een beetje onaardig doen zelfs?

Je denkt alles onder controle te hebben. En nieuwe verzoeken zijn nog in te passen in de agenda. Want hé, je kan plannen. 
En dan gebeurt het. Te veel vraag. Te weinig tijd. 
Kies je voor minder pauzes? Laat je iets anders vallen? Hoe reageert de vrager op jouw “nee, nu niet?” Moeilijk! 

Keuzes maken betekent goed communiceren
Durven “nee” te zeggen, maar met ruimte voor overleg. 
Dus niet alleen melden dat je iets (deze keer) niet doet, maar ook waarom. Wel zo eerlijk. En bied de vrager een alternatief. “Het lukt vandaag niet, maar zijn we nog op tijd als ik het morgenmiddag doe?” 
Of stel de vraag waar men nu het meest behoefte aan heeft. Soms kun je leveren in delen: eerst het belangrijkste, daarna de rest. Het geeft de vrager het respect om mee te denken. En jou de ruimte om het te doen. 
Gecombineerd met het goed plannen van verschillende deadlines, is kiezen dan minder moeilijk. En geeft het jou ruimte. En rust. Zonder onaardig gevonden te worden. 


Vind jij kiezen nog moeilijk? Ik help je er graag bij. Neem vrijblijvend contact met me op of kijk eens bij één van mijn trainingen of workshops.

Keuzes maken moeilijk? Niet met de organizing pro!
Read more

Ken jij de power law? Dat betekent onder andere dat je door kleine aanpassingen te doen, grote resultaten kunt boeken. 

Dat werkt ook voor je mailbox!
Laten we het eens proberen. Je mailbox is iedere ochtend weer je grote bron van frustratie. Er is zo veel wat je moet lezen en vaak lees je later nog eens wat je ermee moet doen. Dubbel werk! En steeds komt er meer bij. Wat had je nu al gelezen en wat niet? 

Het kost je slechts één minuut
Maak eens 3 nieuwe mappen aan onder je inbox:

  • 1 met de naam “actie”
  • 1 met de naam “afwachten”
  • 1 met de naam “nieuw archief”.
     
    Lees nu je ongelezen mail en schuif ieder gelezen mailtje naar “actie” als er iets mee moet gebeuren of naar “nieuw archief” als er niets mee hoeft. Met een beetje focus is je inbox na een kwartier leeg. 
    Kijk op geplande momenten weer naar je e-mail. Je ziet nu alleen de nieuwe berichten en kunt dezelfde methodiek toepassen. Je inbox is zo weer leeg. 
    Als je een gepland moment hebt om acties op te pakken, werk je mailtjes uit je actiemap weg. Je snapt het al: verwacht je op jouw actie een reactie? Schuif dat mailtje dan naar de map “afwachten”. 

Overzicht
Je hebt nu een overzichtelijke inbox (waarin alleen ongelezen, nieuwe mailtjes te vinden zijn). Een map waarin je acties staan én je ziet in de map “afwachten” van wie jij iets zou moeten vernemen. 

Wat heb je nu eigenlijk gedaan? Je hebt 3 submappen aangemaakt. Het resultaat? Meer overzicht en daardoor meer rust. Ik zeg: kleine aanpassingen, grote resultaten.

Kleine aanpassingen, grote resultaten.
Read more

Afleiding op het werk… Ik kan het negeren. Geen punt. Maar afleiding voorafgaand aan het werk (thuis) is een ander verhaal. 
Volledig in de opstartmodus doe ik mijn ochtendritueel. Niks aan de hand. Mail gecheckt etc.

Afleiding voor het werk
En toen ging ik met koffie op de bank zitten. Zo fout… de heren katers waren er binnen 30 seconden en kijken me aan alsof ik 10 jaar ben weggeweest. Een luid gespin en gepruttel erbij. Ze stralen een heerlijke uit. Nog een minuutje dan… Mijn planning laat het namelijk toe.😊

Laat jij je wel eens bewust afleiden? Of kan ik je helpen daar controle over te houden? Neem contact met mij op.

Afleiding op het werk, laat jij het toe?
Read more

We zitten voor de derde keer tegenover elkaar. De secretaresse die graag effectiever en in vertrouwen wilde samenwerken met haar manager. Na alle technische tips en trucs rondom plannen en organiseren, spraken we over effectief communiceren. 

In de eerste sessie gaf ze namelijk aan dat dat beter zou kunnen. Maar hoe. Soms miste de manager info over (afgehandelde) zaken en soms gaf ze aan info te krijgen die overbodig was in haar beleving. Bovendien vroeg de secretaresse aan de manager vrij regelmatig wat zij wilde. Dat leek de manager niet fijn te vinden. Was zij niet in control? 
Het ontlokte de manager de uitspraak “Vertrouwen komt te voet en gaat te paard. Oftewel: als jij niet de juiste dingen met mij deelt, vraag ik mij af hoe het ergens mee staat en ga ik twijfelen. Mijn vertrouwen in de juiste afhandeling daalt daarmee. En als ik eenmaal minder vertrouwen heb in iets, komt dat niet zo makkelijk meer terug.“

De secretaresse vond het lastig om in een call die vaak maar kort is, de juiste dingen te delen, zonder al te veel tijd te claimen. En keuzes maken namens haar manager vond ze lastig. 

Wederzijds vertrouwen
Eén van mijn tips om het wederzijds vertrouwen weer op te bouwen, was het bijhouden van een e-mail journal. 
Omdat online samenwerken nu eenmaal met zich meebrengt dat je niet even binnen loopt om iets te melden, maakt ze nu iedere dag een overzicht van de highlights in de verwerkte e-mail, post, agenda en taken van haar eigen werk en dat van haar manager. Gerangschikt naar belangrijkheid en onderwerp. En ze legt onderbouwde keuzes aan haar voor ter goedkeuring in plaats van de vraag “wat wil je hiermee”.

Ik vraag haar wat het hen na 2 weken heeft gebracht. Zij schetst als resultaat: 
“De manager kon snel overzien wat er speelde, hoe het was opgepakt of afgerond en welke vragen zij moest beantwoorden om mij de volgende ochtend alles te kunnen laten afhandelen. De manager vond dit prettig.”

Meer in control
De secretaresse vertelt vervolgens: “ik handel nu sneller zaken op de juiste wijze af en dat geeft rust in mijn hoofd. 
Die rust geeft mij zelfvertrouwen. En mijn manager anticipeert daar weer op. Ze heeft minder de behoefte om zaken te checken. En vertrouwt er meer op dat ik in control ben.” Ze glimlacht en voegt er aan toe: “van een vrijblijvendheid (je meldt iets mondeling als er tijd voor is) zijn we overgestapt op een proces (iedere werkdag een concreet overzicht waar we staan).“

Over een maand evalueren
We spreken af om over een maand te evalueren. Vol vertrouwen in de voortgang van deze samenwerking tussen manager en secretaresse zie ik hier naar uit. Ik hoor “ #rust” en “ #incontrol” en zie een secretaresse tegenover me met hernieuwd #zelfvertrouwen. Wat heb ik als Zakelijk Organizer een leuk beroep!


Benieuwd hoe ik je hierbij kan helpen? Kijk dan eens bij mijn Top Executive training.

Vertrouwen komt te voet en gaat te paard.
Read more

Optimaal samenwerken, hoe zit dat bij jou?

Mijn gevonden doelgroep
Toen ik in april begon met de opstart van mijn dienstverlening als Zakelijk Organizer, had ik nog geen exact beeld van mijn toekomstige klanten. De eerste spontaan gevonden doelgroep groep bleek verrassend genoeg secretaresses te zijn. Ja, secretaresses! Die “type-Miepen” die alles toch al weten? Die linking-pins die voortdurend van alles op de hoogte zijn qua techniek en processen?

Kan ik die professionals nog wat leren dan?
Ja, zeker! Het gaat dan allereerst over het combineren van praktische tips & trucs op het gebied van plannen en organiseren en nieuwigheden vanuit Office365. Maar vervolgens en bovenal over de optimale samenwerking met hun leidinggevenden.

Wederzijdse verwachtingen
Door hectiek en tijdgebrek heeft men niet altijd de tijd genomen om na te gaan wat men van elkaar verwacht. Dus worden beslissingen in de agenda terug gedraaid, wordt er veel gebeld en/of ge-emaild en loopt het niet zo strak als gehoopt. Onnodige tijdverspilling. En je wordt daar ook niet blij van. De secretaresses niet en de leidinggevenden niet.

Optimaal samenwerken met een zakelijk organizer
Door samen met een zakelijk organizer te kijken naar hoe je elkaars verwachtingen kunt managen en welke samenwerking het meest effectief, is ga je weer ervaren hoe prettig het is om op basis van wederzijds vertrouwen en effectiviteit samen te werken.
Hoe leuk is het dan als ik vandaag een spontane reactie krijg van een secretaresse, waarmee ik de eerste sessie een paar weken geleden heb gedaan. Ik vroeg haar de tweede sessie iets later te mogen starten en of ze er een beetje zin in had 🙂

Benieuwd wat ik voor jouw secretariaat kan betekenen? Kijk eens bij één van mijn trainingen of neem contact met me op.

Optimaal samenwerken tussen manager en secretaresse
Read more

Routine of de teugels laten vieren?

Geen kledingkast
We waren een lang weekend weg in eigen land. Overnachtend in een charmant maar klein hotelletje. Bij inchecken bleken we geen kledingkast te hebben, maar een soort kapstok van 40cm breed met 4 kledinghangers. En er was links en rechts van het bed slechts 15cm loopruimte. Zonder nachtkastjes. Wel stond er een bureau. Wat nu? Mijn handbagage zat toch redelijk vol met van alles wat: voor regen, voor zon en voor sportieve activiteiten. 
Mijn man zette onverstoorbaar alles neer. 

Routinematig opruimen helpt
Vervolgens maakte ik creatief ruimte voor alle spullen. Het was krap maar ingenieus paste het allemaal net. 
Einde dag kwamen we terug op de kamer. Na het douchen ruimde ik alles netjes op en legde ik alvast de dingen klaar voor het drukke programma van morgen. Maar mijn thuis opgebouwde routine maakte dat ik snel klaar was. Dus met een lekker relaxed gevoel gingen we nog wat drinken. 

De teugels toch maar een keer laten vieren?
Vervolgens deed ik het de volgende ochtend anders. Ingegeven door “het vakantiegevoel”. Einde dag lag alles over stoelen en op het bureau, op het bed en in de badkamer lag alles wat gebruikt was verspreid door de ruimte. ‘s Nachts werd ik wakker van muggen en kon ik in het donker de Deet niet vinden… Chaos in de kamer en niet het licht aan willen doen. Geen handige combinatie. 

Rustiger door terug naar mijn routine
De volgende ochtend heb ik snel alles weer opgeruimd. We werden er allebei blijer van. En rustiger. Dat bracht mij tot de basis van organizen. Het opruimen. 
Routine kan jou ook veel rust brengen in je werk en in je huis. Het voordeel van een routine is namelijk dat je er steeds minder bij na hoeft te denken. Je gaat het sneller doen. Bijna gedachteloos.  
Dus begin eens met je werkkamer op te ruimen einde dag. Of je aanrecht. Hoe voelt dat als je met je nieuwe (werk)dag begint?

Probeer het een week of wat bewust vol te houden
Komt er een moment dat je de teugels wil of moet laten vieren? 
Hoe voelt het dan als je aan je nieuwe werkdag begint?
Hoogst waarschijnlijk heb je meer last van onrust en een minder effectieve opstart. 
Die routine is dus zo gek nog niet…
En het allermooiste: het werkt bij van alles. 
Hulp nodig? Neem contact met mij op.

Routine helpt? Of moet je de teugels laten vieren?
Read more

Je weet het al, maar wat doe je ermee?

Het is vrijdagochtend 08.00 uur. Vandaag begint eigenlijk mijn vakantie. Tegenover me zie ik op mijn scherm de young professional die gisteren vroeg of ik een keer wilde sparren over email-beheer. En hoe leuk is dat dan?! 
We praten over veel aanbod aan werk en dat zijn agenda wordt geregeerd door anderen. Hij mist de regie over zijn werk. 
Allereerst vertel ik hem dat dit veel voorkomt en voor mij inmiddels bekende opmerkingen zijn bij een intake. Persoonlijk ken ik bovendien ook maar al te goed de valkuilen van hectiek en tijdgebrek. 
Daarna vertel ik hem over keien, kiezels en zand. 
Hij knikt bij alle tips en suggesties herkennend. 
En hij vat het zelf zo mooi samen: “Wat je nu allemaal vertelt, dat weet ik inderdaad”. 
Dat is ook wat ik steeds vaker ervaar: we leren over timemanagement, efficient werken etc. Maar zelden knoopt iemand voor jou al die tips en ervaringen aan elkaar als een werkbare methodiek. Zodat jij de juiste dingen doet op het juiste moment. 
Nog even babbelen we over onze vakanties en sluiten we af. Hij gaat met de tips aan de slag. Om hem te helpen, stuur ik een samenvatting van ons gesprek. 
Met een goed gevoel begint deze dag. Wat is het toch leuk om die jonge mensen op weg te helpen. Ik kan niet wachten om zijn beloofde terugkoppeling te horen. 
Zou hij deze terugkoppeling als actie hebben ingepland?😉

Geen alternatieve tekst opgegeven voor deze afbeelding
Read more