Om de haverklap lees ik het: #moeiteloos afvallen, moeiteloos klanten werven, moeiteloos beleggen, you name it en men roept om het hardst dat je er vooral geen moeite voor hoeft te doen.

Toch jammer dat ik dan blijkbaar de enige ben die wel hard moet werken om af te vallen, klanten te werven of überhaupt geld over te houden.

Laat ik dan maar met de deur in huis vallen: als je op zoek bent naar rust, overzicht en ruimte en bij mij een training volgt of een workshop, dan moet je echt je best doen. En als plannen en #organiseren niet jouw talent is, dan moet je hard werken om daar een passende oplossing voor te vinden.

Als jij denkt dat je met een “simpele oplossing snel klaar” geholpen bent: ik wens je veel succes en wijsheid. En ik ben geïnteresseerd in hoe je dat hebt gedaan. Oprecht. Want ook ik blijf me op de hoogte houden van trends en ontwikkelingen. En dat kost moeite. Dus bij voorbaat mijn dank.

Heb je echter na meerdere moeiteloze probeersels nog steeds geen grip op je werkdag? Ervaar je #onrust vanwege je e-mail? Zit je hoofd vol en vergeet je deadlines plus de dingen die je moet doen?

Wil je die onrust veranderen, moeite doen om dingen te proberen en uiteindelijk daar de vruchten van plukken? Dan ben je bij mij aan het juiste adres.

Door middel van een aantal persoonlijke sessies, online of offline naar keuze, help ik jou weer de regie te krijgen over je werkdag. Met #rust in je hoofd en #ruimte in je agenda tot gevolg. Zodat je die dingen kunt gaan doen waar je extra blij van wordt.

Meer info? Dat kan. Bel me of stuur vrijblijvend een whatsapp op 0623706797 en ik vertel jou er meer over.
Stuur je liever een e-mail? Dat is ook prima: info@theorganizingpro4u.nl staat er klaar voor.

Regelmatig tips en trucs lezen? #letsconnect.
Sowieso ben ik altijd in voor netwerken en verbinding. Daar hoort wel een (virtuele) #koffie bij.

En zeg nou zelf: geloof jij er in dat alles maar moeiteloos moet gaan?

Read more

Vanochtend ronde ik een paar leerzame evaluatie-gesprekken af om daar een onderbouwd beeld bij te krijgen.

Hoofdvraag van mij was hoe men het geleerde in praktijk bracht en wat er wel en niet goed werkte voor hen.

Het is fijn om van betrokkenen terug te krijgen, dat het nieuwe plannen en organiseren hen nog steeds #ruimte oplevert om de juiste dingen te doen.

Gelukkig zijn ze ook zo oprecht om mee te geven wat er ondanks de goede opzet nog een beetje bij inschiet. Zoals bij één van hen het archiveren van documenten.

Ik moet jullie eerlijk bekennen dat dat bij mij ook regelmatig onder aan de to do lijst bungelt…

Maar het bijwerken hiervan is nu ingepland in een rustige periode. Ja zeker. Ingepland. En dat geeft rust.

Al met al hebben ze na een paar uur maatwerk-training een methodiek ontwikkeld die overzicht, #rust en ruimte in agenda en hoofd brengt. En dat iedere werkdag!

Ben jij ook toe aan in control zijn over je werkdag, wil je de regie over je agenda en geen #deadlines meer missen?
Vind je het belangrijk om de juiste dingen te doen en impact te hebben?

Maak dan tijd vrij voor een vrijblijvende intake met een zakelijk organizer. Dit is online en na een half uur weet je of het bij je past.

Bezig met je #beoordelingsgesprek? Dan volgt binnenkort je #planningsgesprek. Oftewel, waar ga jij je het komende jaar op richten en welke #ontwikkelpunten mogen worden aangescherpt om (nieuwe) doelen te behalen?

Bedenk je dat jouw werkgever #ontwikkelbudget beschikbaar heeft om jou te ondersteunen in je ontwikkeling.

Een kernkwaliteit die jou verder gaat helpen is #effectief plannen en organiseren. Ik bied maatwerktrainingen die jou daarin – in een paar korte sessies – naar een hoger niveau tillen. En je verleert het nooit.

Het is super leuk om te horen dat mijn “trainees” met een grote glimlach het gesprek afsluiten en relaxed het weekend in gaan. Ze zijn in control.

Mijn conclusie is dan ook: van een maatwerktraining in effectief plannen en organiseren word je blij. Een beter selling point kan ik niet verzinnen 😊

Read more

Voorheen zat je als een telefoon-tijger het ene gesprek na het andere mondeling af te handelen. En je stuurde papieren memo’s. Brieven aan elkaar. Binnen hetzelfde bedrijf. Om dingen door te geven of vast te leggen. Er werd lustig gekopieerd voor de meelezers en je had aan het eind van de dag opruim-stapels.

Alleen maar voordelen
Met de introductie van de computer, printer en mobiele telefoon veranderde de zakelijke communicatie. En e-mailen leek zo handig. Je had supersnel “zwart-op-wit” je bericht daar waar je het wilde hebben. Geen kans op onduidelijkheid en in no time ook weer antwoord. Dat je digitaal kon archiveren. Halleluja. We zagen alleen maar voordelen.

Bel-angst
Dus gingen we voor steeds meer zaken e-mailen. En steeds minder telefoneren. Whatsapp en chatten kwam erbij.
En de instroom van jeugdige medewerkers bracht een nieuw fenomeen aan het licht. Men belt niet graag. De meeste jongeren bellen zelden en sturen liever een chat of email…

Wat is echt het probleem?
Vervolgens klaagt men er nu over dat de hoeveelheid chats en e-mail zo afleidt… En is de e-mailloze vrijdag in het leven geroepen. Om aandacht te vragen voor “al die e-mail”. Maar we hebben er zelf aan mee gewerkt. Dus is e-mail de boosdoener of ons eigen gedrag?

Ik noem deze speciale e-mailloze vrijdag liever de “uitstel-dag”.
Want als je niet bewust een oplossing zoekt, gaat iedereen maandag weer op dezelfde voet verder. Met een kater, want die vrijdag niets lezen heeft extra achterstand veroorzaakt…

Ik stel daarom voor dat we deze dag benutten om na te denken over andere vormen van communicatie. Zoals bellen met elkaar als het korte vragen zijn. Gebruik e-mail vooral om iets te bevestigen of vast te leggen.

Maak hierover afspraken met je teamgenoten. En breng dit goede voorbeeld ook in de praktijk naar relaties.

Wat denk je? Hebben we als gevolg hiervan over een paar jaar de telefoonloze vrijdag aan ons zelf te wijten? 😉

#youngprofessionals
#emaillozevrijdag
#email

Read more

Multitasken werkt niet!
Net lees ik het weer in een vacature. En in cv’s vermeldt men vaak dat men het goed kan. Nou sorry maar #multitasken werkt dus niet! 

Er zijn diverse wetenschappelijke onderzoeken naar verricht en de uitkomst is steeds hetzelfde: we denken dat we van alles tegelijk doen, maar dat is dus niet zo!
Prof. Paul Kirschner, hoogleraar onderwijspsychologie aan de Open Universiteit en Thomas More Hogeschool in België vertelt in een interview met RTL Nieuws in 2018 verhelderend over zijn onderzoek naar multitasken: “Als mensen het hebben over multitasken, dan spreken ze eigenlijk over ‘task switching’: van de ene taak naar de andere taak schakelen. Dát is namelijk wat we doen als we e-mailen en bellen tegelijk. Of als we appen en live kletsen op hetzelfde moment. Dat schakelen kán heel snel gaan. Kirschner: “We kunnen het niet tegelijkertijd doen, maar we kunnen wél van de ene naar de andere taak switchen.”

Focussen is wat je wil!
Switchen klinkt eerkbaar, maar hoe voorkom je dat het chaos in je agenda en onrust in je hoofd geeft, omdat je steeds van het ene onderwerp naar het andere schakelt?
Dat voorkom je door minder te switchen en te gaan #focussen. Oftewel #singletasken
Door grotere klussen in te plannen in je agenda zet je de eerste belangrijke stap. 

Weg met verleidingen 
Vervolgens wil je je tijdens die klus niet laten verleiden tot het doen van iets anders. Focussen is tenslotte het ultieme doel. 
Eén van de beste tips om te leren focussen op wat je doet: zet zo veel mogelijk notificaties uit. Dus die berichtjes op je scherm dat er nieuwe mail is of die geluidjes als iemand reageert op een chat. 

Hierdoor ga je rustiger en dus #effectiever werken. Probeer het maar eens!

Klinkt simpel hè, maar je moet er nog wel iets meer voor doen. Namelijk niet alleen afwachten op wat er – door anderen – in je agenda rolt, maar zelf nadenken over hoe je de rest er omheen invult. Want notificaties negeren betekent dat je voor die andere – tijdelijk genegeerde taken – ook momenten in je agenda moet plannen. Zo creëer je voor iedere opdracht of activiteit een focusmoment. 

Focussen op jezelf? #Cadeautje voor jou!
Denk jij: goed verhaal, hier wil ik meer van weten! Dan heb je nu geluk. Want…
Zaterdag 27 november gaat wegens aangescherpte corona-maatregelen mijn #workshop aan de universiteit van Leiden niet door. Ik heb daardoor ruimte voor 4 online focus-gesprekken met belangstellenden uit mijn netwerk. Vrijblijvend. Via Teams of Zoom. Een half uur tot 45 minuten per persoon (mocht ik weer te enthousiast worden, want #netwerken is leuk😊)
Na een korte kennismaking deel jij jouw 2 brandende vragen over effectiever werken en krijg je van mij tips hoe dit op te pakken. 
Dus…. Interesse? #letsconnect en stuur mij een berichtje of ga naar mijn contactpagina.

Benieuwd naar de bron van deze post?

https://www.rtlnieuws.nl/magazine/artikel/3867901/waarom-we-niet-kunnen-multitasken-nee-ook-jij-niet

Read more

Hulp vragen. Doe jij het?

Het is zo vermakelijk als je peuters aan tafel hoort roepen “ikke doen!” Spaghetti in het haar; soep tegen de muur. Maar een lol van jewelste en als het bord leeg is: voldoening. Zowel bij de ouders als het kind.  
Werkt het ook zo als we groter zijn?
Nee, niet die spaghetti overal, maar dat je alles zelf wil doen. Zelf uitvinden. Geen hulp willen vragen…

Ook ik stel vragen stellen soms uit. 
Sinds oktober ben ik werkzaam bij een ander bedrijf in een andere branche. En alhoewel ik geen moeite heb met op mensen af te stappen, denk ik heel goed na of ik wel of niet hulp nodig heb. Pas als ik er echt niet uit kom, stel ik die hulpvraag. 

Blij als ik weer verder kan. 
Nadat ik uitleg heb gekregen, kan ik verder. En vaak efficiënter en effectiever. Je leert hiermee ook je “hulptroepen” beter kennen. Daar word je weer blij van. Net als het lege bord spaghetti bij de peuter. 

Waarom vragen we dan zo weinig?
Jongeren vragen bijna niets is mij opgevallen. Ze willen alles zelf ontdekken. Eventueel binnen een groep bekenden of een team, maar vragen stellen aan een collega, senior of mentor is voor hen erg moeilijk. 
Apart. Want ze zoeken wel op Google en YouTube naar informatie.
Dus waarom vragen ze het niet aan een collega? Zijn we niet toegankelijk genoeg?

Doe eens wat anders
Beste leidinggevende(n) en collega’s van jonge professionals: draai het eens om: vraag aan zo’n jongere of je hem of haar ergens mee kan helpen. Of plan eens spontaan een gezamenlijk “college” in over een relevant onderwerp. Je ontdekt samen vanzelf waar er vraagstukken onbeantwoord zijn. En krijgt een frisse blik op bekende thema’s terug waar je zelf misschien niet aan gedacht had. Hoe leuk is dat dan?

Hulp vragen en hulp bieden is leerzaam, leuker dan je denkt en het helpt je samen verder. 

Zijn er nog vragen? 😉

Hulp vragen leer je door the organizing pro.
Read more

Vooruitkijken of terugblikken? Wat doe jij? En hoe doe je dat eigenlijk?

“Hoe vaak zit jij op LinkedIn eigenlijk?”
Tamelijk verrast denk ik even na en zeg “een half uur per dag”. Het was een inschatting. Vervolgens constateer ik dat alle korte tussendoor-acties hier op dit medium in ieder geval ervoor zorgt dat ik gezien word. Mission accomplished. 

Routine
Toch kost het me geen moeite om tijd vrij te maken hiervoor. Tijdens de koffie, reclame op tv (blèh…) of als ik tijdens het koken wacht op iets. Sterker nog: inmiddels gaat het vanzelf. Het is een routine geworden. 

Dit kun je toepassen bij andere dingen die je wil of moet doen
Een voorbeeld. Kijk aan het begin van de dag naar je programma en “to do”-app en tuur ook even naar de rest van je werkweek. Zo heb je een beeld van wat je te wachten staat. Dat geeft overzicht. En rust. 

Aan het einde van de dag doe je dat nog een keer. Heb je gedaan wat je hoopte? Moet je iets bijstellen de komende dagen?

Na een paar weken doe je dit automatisch. En word je er steeds handiger in. Nu kun je een routine toevoegen. 
Wat denk je van clean desk aan het eind van de werkdag? 

Lees je graag meer tips voor rust en overzicht in je werk? Neem dan contact met mij op.

Vooruitkijken of terugblikken. Neem contact met me op voor overzicht en regelmaat.

 #letsconnect 

#routine
#overzicht
#rust
#letsconnect

Read more

Keuzes maken. Alles doen wat je wil en moet… Is het lef hebben of slim zijn? Een beetje onaardig doen zelfs?

Je denkt alles onder controle te hebben. En nieuwe verzoeken zijn nog in te passen in de agenda. Want hé, je kan plannen. 
En dan gebeurt het. Te veel vraag. Te weinig tijd. 
Kies je voor minder pauzes? Laat je iets anders vallen? Hoe reageert de vrager op jouw “nee, nu niet?” Moeilijk! 

Keuzes maken betekent goed communiceren
Durven “nee” te zeggen, maar met ruimte voor overleg. 
Dus niet alleen melden dat je iets (deze keer) niet doet, maar ook waarom. Wel zo eerlijk. En bied de vrager een alternatief. “Het lukt vandaag niet, maar zijn we nog op tijd als ik het morgenmiddag doe?” 
Of stel de vraag waar men nu het meest behoefte aan heeft. Soms kun je leveren in delen: eerst het belangrijkste, daarna de rest. Het geeft de vrager het respect om mee te denken. En jou de ruimte om het te doen. 
Gecombineerd met het goed plannen van verschillende deadlines, is kiezen dan minder moeilijk. En geeft het jou ruimte. En rust. Zonder onaardig gevonden te worden. 


Vind jij kiezen nog moeilijk? Ik help je er graag bij. Neem vrijblijvend contact met me op of kijk eens bij één van mijn trainingen of workshops.

Keuzes maken moeilijk? Niet met de organizing pro!
Read more

Ken jij de power law? Dat betekent onder andere dat je door kleine aanpassingen te doen, grote resultaten kunt boeken. 

Dat werkt ook voor je mailbox!
Laten we het eens proberen. Je mailbox is iedere ochtend weer je grote bron van frustratie. Er is zo veel wat je moet lezen en vaak lees je later nog eens wat je ermee moet doen. Dubbel werk! En steeds komt er meer bij. Wat had je nu al gelezen en wat niet? 

Het kost je slechts één minuut
Maak eens 3 nieuwe mappen aan onder je inbox:

  • 1 met de naam “actie”
  • 1 met de naam “afwachten”
  • 1 met de naam “nieuw archief”.
     
    Lees nu je ongelezen mail en schuif ieder gelezen mailtje naar “actie” als er iets mee moet gebeuren of naar “nieuw archief” als er niets mee hoeft. Met een beetje focus is je inbox na een kwartier leeg. 
    Kijk op geplande momenten weer naar je e-mail. Je ziet nu alleen de nieuwe berichten en kunt dezelfde methodiek toepassen. Je inbox is zo weer leeg. 
    Als je een gepland moment hebt om acties op te pakken, werk je mailtjes uit je actiemap weg. Je snapt het al: verwacht je op jouw actie een reactie? Schuif dat mailtje dan naar de map “afwachten”. 

Overzicht
Je hebt nu een overzichtelijke inbox (waarin alleen ongelezen, nieuwe mailtjes te vinden zijn). Een map waarin je acties staan én je ziet in de map “afwachten” van wie jij iets zou moeten vernemen. 

Wat heb je nu eigenlijk gedaan? Je hebt 3 submappen aangemaakt. Het resultaat? Meer overzicht en daardoor meer rust. Ik zeg: kleine aanpassingen, grote resultaten.

Kleine aanpassingen, grote resultaten.
Read more

Afleiding op het werk… Ik kan het negeren. Geen punt. Maar afleiding voorafgaand aan het werk (thuis) is een ander verhaal. 
Volledig in de opstartmodus doe ik mijn ochtendritueel. Niks aan de hand. Mail gecheckt etc.

Afleiding voor het werk
En toen ging ik met koffie op de bank zitten. Zo fout… de heren katers waren er binnen 30 seconden en kijken me aan alsof ik 10 jaar ben weggeweest. Een luid gespin en gepruttel erbij. Ze stralen een heerlijke uit. Nog een minuutje dan… Mijn planning laat het namelijk toe.😊

Laat jij je wel eens bewust afleiden? Of kan ik je helpen daar controle over te houden? Neem contact met mij op.

Afleiding op het werk, laat jij het toe?
Read more

We zitten voor de derde keer tegenover elkaar. De secretaresse die graag effectiever en in vertrouwen wilde samenwerken met haar manager. Na alle technische tips en trucs rondom plannen en organiseren, spraken we over effectief communiceren. 

In de eerste sessie gaf ze namelijk aan dat dat beter zou kunnen. Maar hoe. Soms miste de manager info over (afgehandelde) zaken en soms gaf ze aan info te krijgen die overbodig was in haar beleving. Bovendien vroeg de secretaresse aan de manager vrij regelmatig wat zij wilde. Dat leek de manager niet fijn te vinden. Was zij niet in control? 
Het ontlokte de manager de uitspraak “Vertrouwen komt te voet en gaat te paard. Oftewel: als jij niet de juiste dingen met mij deelt, vraag ik mij af hoe het ergens mee staat en ga ik twijfelen. Mijn vertrouwen in de juiste afhandeling daalt daarmee. En als ik eenmaal minder vertrouwen heb in iets, komt dat niet zo makkelijk meer terug.“

De secretaresse vond het lastig om in een call die vaak maar kort is, de juiste dingen te delen, zonder al te veel tijd te claimen. En keuzes maken namens haar manager vond ze lastig. 

Wederzijds vertrouwen
Eén van mijn tips om het wederzijds vertrouwen weer op te bouwen, was het bijhouden van een e-mail journal. 
Omdat online samenwerken nu eenmaal met zich meebrengt dat je niet even binnen loopt om iets te melden, maakt ze nu iedere dag een overzicht van de highlights in de verwerkte e-mail, post, agenda en taken van haar eigen werk en dat van haar manager. Gerangschikt naar belangrijkheid en onderwerp. En ze legt onderbouwde keuzes aan haar voor ter goedkeuring in plaats van de vraag “wat wil je hiermee”.

Ik vraag haar wat het hen na 2 weken heeft gebracht. Zij schetst als resultaat: 
“De manager kon snel overzien wat er speelde, hoe het was opgepakt of afgerond en welke vragen zij moest beantwoorden om mij de volgende ochtend alles te kunnen laten afhandelen. De manager vond dit prettig.”

Meer in control
De secretaresse vertelt vervolgens: “ik handel nu sneller zaken op de juiste wijze af en dat geeft rust in mijn hoofd. 
Die rust geeft mij zelfvertrouwen. En mijn manager anticipeert daar weer op. Ze heeft minder de behoefte om zaken te checken. En vertrouwt er meer op dat ik in control ben.” Ze glimlacht en voegt er aan toe: “van een vrijblijvendheid (je meldt iets mondeling als er tijd voor is) zijn we overgestapt op een proces (iedere werkdag een concreet overzicht waar we staan).“

Over een maand evalueren
We spreken af om over een maand te evalueren. Vol vertrouwen in de voortgang van deze samenwerking tussen manager en secretaresse zie ik hier naar uit. Ik hoor “ #rust” en “ #incontrol” en zie een secretaresse tegenover me met hernieuwd #zelfvertrouwen. Wat heb ik als Zakelijk Organizer een leuk beroep!


Benieuwd hoe ik je hierbij kan helpen? Kijk dan eens bij mijn Top Executive training.

Vertrouwen komt te voet en gaat te paard.
Read more