Wat bied ik?

TOP Basis: in 3-5 uur naar een overzichtelijke mailbox: ik leer jou een methodiek; de rest doe jij zelf.
Dit is een individuele begeleiding op de werkplek / thuiswerkplek;*
– focus op email, agenda en taken (hoe re-organiseer je je mailbox, krijg je grip op je agenda en je taken);
– duur 3-5 uur (afhankelijk van hoeveelheid).
Resultaat: men kan aan de slag met de nieuwe methodiek en heeft weer de regie op email, taken en agenda.

TOP Basis extra: in 5-7 uur naar een overzichtelijke mailbox en opgeruimd mailarchief: ik leer jou de methodiek en help je op weg
Dit is een individuele begeleiding op de werkplek / thuiswerkplek;*
– focus op email, agenda en taken (hoe re-organiseer je je mailbox, krijg je grip op je agenda en je taken)
– “nul-schoonmaak” (je start met de nieuwe opzet met een opgeruimde inbox)
– duur: 5-7 uur
Resultaat: men heeft weer de regie op email, taken en agenda en alle email en taken zijn overgezet op de nieuwe manier van werken; men kan verder met “een schone lei”.

TOP Compleet: samen naar rust en overzicht: ik leer jou de methodiek, help je op weg en zorg voor een bijbehorende werkplek
Dit is een individuele begeleiding op de werkplek / thuiswerkplek;*
– focus op email, agenda en taken (hoe re-organiseer je je mailbox, krijg je grip op je agenda en je taken)
– “nul-schoonmaak”(je start met de nieuwe opzet met een opgeruimde inbox)
– efficiënte werkplek-inrichting
– duur: 8-10 uur (afhankelijk van fysiek archief en grootte werkplek)
Resultaat: men heeft weer de regie in handen, kan verder met “een schone lei” en de werkplek ondersteunt het nieuwe gevoel van rust, ruimte en overzicht

* gebaseerd op een functie met 1 mailaccount / agenda 

TOP Executive: Maatwerksessie rondom samenwerking Manager – Assistant

Wat kan in de methodiek van werken van de secretaresse worden aangescherpt, zodat de manager zo efficiënt mogelijk kan functioneren. Met name toegespitst op overzicht bewaren, focus aanbrengen en onderlinge communicatie. Dit vanwege de veranderende rol van de assistent in de toekomst. 

Sessie 1 (2 uur, op basis van aaneengesloten beschikbaarheid) Jouw basis op orde:
– effectief email-beheer secretaresse
– optimaliseren outlook-mappen; werken met actiemap en afwachtmap secretaresse
– effectief archiveren secretaresse 

Sessie 2 (2 uur, op basis van jouw aaneengesloten beschikbaarheid) Het werk voor jouw manager op orde:
– Pro-actief plannen en organiseren in agenda manager, maar ook jouw eigen taken
– Inrichten takenoverzicht office365 secretaresse
– Inrichten gezamenlijke document-mappenstructuur (office365 / sharepoint / OneNote) 

Sessie 3 (2 uur aaneengesloten): Verwachtingsmanagement / communicatie op orde:
– Bepalen communicatieplan (richting je manager en teamgenoten over jouw agenda en manier van werken)
– Hoe hou je je manager efficiënt op de hoogte van de status van acties
– Bepalen van je managers agenda-blauwdruk (gebruik makend van diens persoonlijke “do’s and dont’s” zoals energielevel doorde dag heen en opgelegde verplichtingen) 

Sessie 4 (max 1 uur): Dit is een afsluitende Q&A-sessie.Hierin kunnen we nagaan wat goed werkt en wat er nog verbeterd zou kunnen worden.

Belangrijk

Bovenstaande sessies zijn gericht op 1 op 1 samenwerken. Jij hebt een hulpvraag; ik heb verschillende oplossingen. Ieder heeft voorkeuren en zogenaamde allergieën. Daarom is het ook maatwerk. Wij gaan er samen mee aan de slag. Dat betekent dat jouw inzet van groot belang is. Ik ben geen organizer die voor jou een kant-en-klaar opgeschoonde mailbox en goed geplande agenda oplevert nadat jij een dagje vrij bent geweest. Daar leer je namelijk niet veel van (of eigenlijk helemaal niets). Bovendien heb ik dagelijkse praktijkervaring en ga ik samen met jou door je agenda en takenoverzicht om een voor jou zo praktische mogelijke manier van werken te vinden.

Juist door samen het gehele proces te doorlopen, maak jij je een nieuwe werkmethode eigen. En kan ik je begeleiden in de mogelijke valkuilen op jouw pad naar rust en overzicht.

Uiteraard is het altijd mogelijk om extra sessies in te plannen; als evaluatie, vragenuurtje, of om een grote (groeps)mailbox en bijbehorende agenda meer structuur te geven.